Seguimiento de tareas: por qué tu Excel se queda corto

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Utilizar una plantilla Excel para el seguimiento de tareas puede dar lugar a múltiples fallos.

Uno de los problemas habituales a los que suelen enfrentarse las empresas es la acumulación de trabajo. Este inconveniente puede estar causado por la falta de productividad, la ausencia de planificación y otras cientos de razones que es importantísimo detectar. Y en su afán por solucionarlo, son muchas las entidades que acaban optando por un Excel para el seguimiento de tareas.

Sin embargo, y aunque el seguimiento de tareas es fundamental para detectar qué está fallando y tomar medidas al respecto, si no se hace de la manera correcta –con una plantilla de este tipo, por ejemplo– puede acabar generando todavía más errores.

Qué es el seguimiento de tareas

Si bien es posible que ya estés trabajando con una plantilla excel para el seguimiento de tareas –con cada una de ellas en sus respectivas celdas, por ejemplo–, hoy la administración de proyectos va más allá de cumplir una lista de actividades pendientes.

En concreto, se trata de todas aquellas acciones que se llevan a cabo para comprobar la correcta ejecución de las actividades de un proyecto, así como la eficiencia y eficacia del trabajo. En todos sus status.

Simplificando, podríamos decir que un buen seguimiento de tareas debería estructurarse en cinco fases:

  • Detectar tareas y subtareas.
  • Planificar los flujos de trabajo.
  • Delegar trabajos y responsabilidades a los compañeros de equipo.
  • Notificar el resto del equipo cada vez que se produce alguna actualización o cambio.
  • Establecer plazos y cumplir con los deadlines de tu organización.

El seguimiento de tareas, pilar de la productividad 

El principal objetivo del seguimiento de tareas es aumentar el rendimiento y optimizar los resultados de los negocios y la productividad.

Para lograr la máxima optimización, es oportuno que los equipos ejecuten el siguiente plan de acción:

  • Medición del tiempo que se dedica a la realización de cada tarea.
  • Medición de la proporción de la jornada que se suele perder resolviendo asuntos urgentes o inesperados.
  • Fijación de criterios para el establecimiento de prioridades.
  • Comunicación interna (a través de correos electrónicos, reuniones de seguimiento, software de gestión de proyectos, etc.).

Problemas del seguimiento de tareas en Excel

Numerosas páginas web atraen a los navegantes de internet ofreciendo alguna u otra versión de la “mejor plantilla excel para el seguimiento de tareas”. Sin embargo, la verdad es que las hojas de cálculo no son el instrumento más adecuado para la gestión de proyectos:

  • Las plantillas excel no te permiten compartir documentos, lo que te hará perder el tiempo buscando información útil para el desarrollo de tu  proyecto.
  • Las hojas de cálculo requieren actualizaciones manuales constantes, lo que aumenta las probabilidades de que cometas errores.
  • Las plantillas de excel no facilitan la gestión de proyectos complejos, con tareas simultáneas o en secuencia. Recuerda que con el tiempo tus hojas de cálculo podrían crecer hasta el punto de volverse demasiado grandes como para ser correctamente manipulables.
  • Las hojas de cálculo en la nube guardan todo el trabajo de forma automática, por lo tanto no podrás acceder a las versiones anteriores de tu proyecto ni corregir eventuales errores.
  • Si trabajas con diferentes versiones de Excel a la vez podrías terminar corrompiendo tus archivos y dejándolos inutilizables.
  • Excel no está pensado para ser web responsive.
  • Las hojas de cálculo no tienen una interfaz de usuario user friendly.
  • Las hojas de cálculo no facilitan la colaboración, factor clave en un mundo en el cual cada vez es más frecuente que los miembros de una empresa teletrabajen o trabajen en un mismo proyecto desde distintos lugares.

Alternativas al seguimiento de tareas en excel: herramientas digitales

Si quieres evitar errores y problemas relacionados con el uso de hojas de cálculo, te recomendamos que optes por una herramienta digital para la gestión de tareas y proyectos. En definitiva una alternativa al seguimiento de tareas en excel.

Un software de seguimiento de tareas te permitirá:

  • Crear listas de tareas y asignarlas a sus responsables de forma ágil e inmediata.
  • Permitir que todos tus colaboradores conozcan cuáles son las tareas que deben realizar en cada momento.
  • Minimizar todos aquellos errores e imprecisiones que podrían afectar el alcance de tu proyecto.
  • Tener una visión más realista del estado de desarrollo de tus proyectos/tareas, lo cual facilitará la adopción de estrategias más adecuadas para el conseguimiento de los objetivos fijados.
  • Comunicar con tus colaboradores de forma sencilla y efectiva.
  • Centralizar toda la información relacionada con el desempeño de tus tareas y proyectos.
  • Ahorrar tiempo y recursos.

Centralizar la información, la barrera de la plantilla excel para el seguimiento de tareas

Centralizando la información, obtenemos una mejor visión de los resultados que queremos. Esto es especialmente cierto para aquellos proyectos y flujos de tareas que requieren integrar grandes volúmenes de datos y/o muchos colaboradores a la vez.

Al contrario de una plantilla excel para el seguimiento de tareas, un buen software de gestión de tareas te permitirá:

  • Reunir y gestionar todo tipo de archivos adjuntos.
  • Centralizar toda la comunicación relacionada con el desarrollo de unas determinadas tareas.

La importancia de los informes 

Otra diferencia entre una plantilla excel para el seguimiento de tareas y un buen software de gestión de proyectos, es que el segundo te permitirá generar informes y estadísticas en tiempo real. Los informes te ayudarán tanto a tener una visión de conjunto de cómo van los proyectos de tu equipo, así como a aprender de proyectos anteriores.

En todo caso, un buen informe de seguimiento de tareas recogerá los siguientes datos:

  • El calendario del proyecto.
  • La situación en que se encuentran las tareas planificadas.
  • Los objetivos alcanzados.
  • Los problemas encontrados durante el desarrollo de las tareas.
  • Posibles soluciones.
  • Los objetivos que se prevén para el futuro.

Fuente: https://www.bizneo.com/blog/plantilla-excel-seguimiento-de-tareas/

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